REJESTR AKCJONARIUSZY

Wstęp:
Dematerializacja akcji to koniec akcji w formie papierowej. Dokumenty akcji zostaną zastąpione odpowiednim wpisem w elektronicznym rejestrze akcjonariuszy. Ustawa regulująca procedurę przejścia z akcji papierowych na akcje „rejestrowe” nakłada obowiązek kolejnych działań. Choć termin ostateczny na zakończenie procedur upływa 1 marca 2021 r., to większość czynności musi być podjętych już do 30 września 2020 r.

1. UCHWAŁA O WYBORZE PODMIOTU PROWADZĄCEGO REJESTR AKCJONARIUSZY.

Podjęcie przez Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy (WZA) uchwały o wyborze podmiotu prowadzącego rejestr akcjonariuszy dla spółki.

2. UMOWA O ŚWIADCZENIE USŁUGI PROWADZENIA REJESTRU AKCJONARIUSZY.

Spółka wybrała DM Navigator jako podmiot do prowadzenia rejestru akcjonariuszy spółki.

3. WEZWANIA AKCJONARIUSZY DO ZŁOŻENIA AKCJI W SPÓŁCE.

Kolejny krok to dokonanie pięciu wezwań akcjonariuszy do zwrotu dokumentów akcji w spółce. Odstępy czasowe pomiędzy wezwaniami nie mogą być krótsze niż dwa tygodnie ani dłuższe niż miesiąc. Pierwszego wezwania należy dokonać już po podjęciu uchwały przez WZA oraz po zawarciu umowy z podmiotem prowadzącym rejestr.

Wezwanie następuje w sposób właściwy dla zwoływania WZA spółki. W przypadku spółek, w których wszystkie akcje są imienne, wezwanie może zostać wysłane akcjonariuszowi pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził zgodę na taką formę kontaktu wraz z podaniem adresu e-mail. W przeciwnym razie, konieczne jest wysyłanie listów poleconych lub przesyłek kurierskich.

4. ZEBRANIE OD AKCJONARIUSZY DOKUMENTÓW AKCJI ORAZ ICH WERYFIKACJA.

Zwrot akcji spółce odbywa się za pokwitowaniem wydanym akcjonariuszom.

W chwili odbierania oryginałów dokumentów akcji od akcjonariuszy spółka:

1) wylegitymuje akcjonariusza (ew. pełnomocnika akcjonariusza lub przedstawiciela prawnego akcjonariusza) aby zweryfikować „czy on to on”;

2) odbierze od akcjonariusza kwestionariusz osobowy uzupełniony (i podpisany) na formularzu udostępnionym przez DM Navigator (na żądanie akcjonariusza Spółka wyda akcjonariuszowi potwierdzenie złożenia przedmiotowego formularza);

3) wyda akcjonariuszowi (lub odpowiednio pełnomocnikowi lub przedstawicielowi prawnemu akcjonariusza) jeden egzemplarz pokwitowania odbioru od akcjonariusza akcji w spółce, drugi zachowa w spółce dla celów archiwizacyjnych a trzeci egzemplarz przekaże następnie do DM Navigator (dokument pokwitowania odbioru stanowi element ww. kwestionariusza akcjonariusza). Pokwitowanie powinno zostać podpisane zgodnie z reprezentującą spółki (zarząd, komplementariusz, prokurent) lub ustanowionego do tej czynności przez spółkę pełnomocnika;

4) nie umieszcza żadnych adnotacji na oryginalnych dokumentach akcji czy też odcinkach zbiorowych akcji;

5) oryginały dokumentów akcji / odcinki zbiorowe akcji zdeponuje w spółce. Depozyt prowadzony będzie przynajmniej przez okres 5 lat od otwarcia rejestru akcjonariuszy. Przechowywanie akcji jeszcze przez 5 lat związane jest z zachowaniem przez dokument akcji mocy dowodowej w zakresie wykazywania przez akcjonariusza wobec spółki posiadania statusu akcjonariusza (powyższe uprawnienie wygaśnie 1 marca 2026 r.). Spółka będzie utrzymywała przez ten czas złożone w spółce dokumenty jako dowód przy potencjalnej potrzebie wykazania na jakich dokumentach została przeprocesowana dematerializacja akcji.

Wykorzystanie aplikacji web wspierającej proces zdawania dokumentów akcji w spółce:

1) Spółka będzie miała możliwość wysłania elektronicznego zaproszenia (na adres e-mail) do swoich akcjonariuszy, którzy otrzymają wiadomość z poufnym linkiem umożliwiającym uzupełnienie stosownych danych osobowych akcjonariuszy a także informacji o posiadanych przez nich akcjach (kwestionariusz osobowy z pkt 2 powyżej) – udostępnienie aplikacji web przez DM Navigator nastąpi do 30 września 2020 r.

2) Spółka będzie miała bieżący podgląd do uzupełnianych przez akcjonariuszy kwestionariuszy.

3) W momencie kiedy akcjonariusz będzie chciał złożyć akcje w spółce w celu ich dematerializacji, spółka będzie mogła wydrukować gotowy do podpisu kwestionariusz wraz pokwitowaniem odbioru akcji (pokwitowanie odbioru z pkt 3 powyżej).

5. DORĘCZENIE DOKUMENTÓW NIEZBĘDNYCH DO OTWARCIA REJESTRU AKCJONARIUSZY.

Po dokonaniu ostatniego wezwania akcjonariuszy do złożenia akcji w spółce, lecz nie później niż 1 lutego 2021 r., spółka zobowiązana jest przedłożyć DM Navigator stosowne dokumenty, które będą podstawą do otwarcia rejestru akcjonariuszy.

Co do zasady wystarczające będzie przedstawienie następującej dokumentacji:

1) oryginał uzupełnionego i podpisanego kwestionariusza osobowego każdego z akcjonariuszy wraz z oryginałem pokwitowania odbioru dokumentów akcji / odcinków zbiorowych akcji od akcjonariuszy;

2) kopie (/skany) dokumentów akcji / odcinków zbiorowych akcji złożonych w spółce;

3) oświadczenie spółki m.in.:

✓ o prawidłowym wypełnieniu wszystkich obowiązków nałożonych na spółkę w związku z dematerializacją akcji, w tym dokonaniu wezwań akcjonariuszy do złożenia akcji w spółce,

✓ o zgodności ze stanem faktycznym wszelkich uprzednio złożonych oświadczeń oraz aktualności uprzednio przedłożonych dokumentów,

✓ zawierające listę akcjonariuszy (obejmującą dane, które muszą być ujawnione w rejestrze akcjonariuszy;

6. 1 MARCA 2021 R. – OTWARCIE REJESTRU AKCJONARIUSZY.

Każdy akcjonariusz, który wyrazi zgodę na utworzenie konta dostępowego do aplikacji web DM Navigator otrzyma dostęp do rejestru akcjonariuszy.

1 marca 2021 r. DM Navigator przekaże każdemu akcjonariuszowi spółki, który wyrazi ww. zgodę indywidualne dane dostępowe do aplikacji web DM Navigator.

Dostęp do aplikacji web DM Navigator dla operatora spółki będzie przyznawany na podstawie odpowiedniego wniosku spółki podpisanego zgodnie z reprezentacją spółki.

7. PEŁNOMOCNICTWA.

Zarówno spółka jak i akcjonariusz mogą udzielić pełnomocnictw do działania w ich imieniu we wszelkich sprawach związanych z prowadzeniem rejestru akcjonariuszy danej spółki przez DM Navigator.

8. KALENDARZ DEMATERIALIZACJI.

Podmiot wybrany do prowadzenia rejestru akcjonariuszy:

DM Navigator
Twarda 18
00-105 Warszawa
Tel.: +48 22 630 83 33
www.navigatorcapital.pl
FAQ – najczęściej zadawane pytania

Rejestr akcjonariuszy – FAQ